חשבונית ירוקה: יתרונות, חסרונות ומה שמסביב

המפתח לניהול עסק מצליח הוא בקיומם של תהליכים עסקיים מסודרים. רק כאשר ההתנהלות מול לקוחות, עובדים, ספקים, בנקים ועוד היא מסודרת ומתועדת כמו שצריך, ניתן להתפנות לניהול העסק בפן המקצועי יותר. עסקים קטנים רבים עדיין לא מבינים את החשיבות של מערכת ניהול עסק ורואים בה מעין תחליף ממוחשב לניהול עסק על ידי פנקסים, טפסים וכו'. עולם מערכות ניהול העסק ומערכות הנהלת החשבונות הממוחשב עבר מהפכה של ממש בשנים האחרונות. המעבר המשמעותי ביותר היה מתוכנות שמותקנות על מחשבים פיזיים במשרדי העסק למערכות אינטרנטיות מבוססות ענן. אלו הן מערכות אליהן ניגשים דרך הבראוזר (אקספלורר, כרום, מוזילה למשל) והן נמצאות על שרתים אצל ספק השירות.

חשבונית ירוקה

במאמר הזה נבחן את כל הנושא של חשבונית ירוקה כשם כולל למערכות הנהלת חשבונות ואפילו ניהול עסק. המאמר מיועד לבעלי עסקים קטנים וגדולים כאחד.

חשבונית ירוקה הלכה למעשה

בשנים האחרונות נדמה שרבים בוחרים באפשרות של חשבונית ממוחשבת וחסכונית בנייר, וכן לסוג חשבונית זה יש מגוון רחב של יתרונות לכן, בררו על חשבונית ירוקה כדי ליהנות משלל יתרונות. אבל מהם היתרונות? הנה כמה מהם:

  1. מסמכים דיגיטליים – מערכות של חשבונית ירוקה מוציאות מסמכים שהם בעלי 'חתימה דיגיטלית'. זה נשמע מסובך, ומבחינה טכנית זה אכן כך. אבל זה לא צריך לעניין אותנו, כי בשבילנו, המשתמשים, חשוב לדעת שאלו מסמכים שמאושרים לשליחה כמסמכים רשמיים גם כמסמכי 'מקור'.
  2. שליחת מסמכים בדואר אלקטרוני – שליחת המסמכים בשיטה הישנה של מעטפה, בול וללכת לדואר הסתיימה. חשבונית ירוקה מאפשרת לנו שליחת מסמכים מיד עם הפקתם דרך הדואר האלקטרוני. מערכות מסוימות אפילו מאפשרות לצפות במספר הצפיות של מקבל המסמך. לא יוכלו עוד להגיד לכם 'לא ראינו את החשבונית', יתרון גדול!
  3. גיבוי – הוצאת קבלות וחשבוניות מס היא חובה לכל עסק פעיל בישראל. כמו כן, כל עסק מחויב לשמור על כל המסמכים למשך שבע שנים לפחות. לשמור מסמכי נייר זה דבר שתופס הרבה מקום. תוכנות ארכאיות המותקנות על מחשבים במשרדי העסק דורשות משאבים ותשומת לב לגיבויים. במערכות של חשבונית ירוקה, הגיבויים נעשים בצורה הרבה יותר חלקה ויעילה.
  4. גרסאות לנייד – מערכות הנהלת חשבונות רבות מציעות ממשק שימוש מהטלפון הנייד. בעלי עסקים רבים לא מודעים ליתרונות הרבים שאפשרות כזאת מאפשרת להם. ניתן לשלוח מסמכים רבים ומגוונים כגון חשבוניות, חשבוניות מס קבלה, קבלות, תעודות משלוח ועוד. את כל זה ניתן לשלוח עם מסירת הסחורה על ידי השליח למשל. ניתן לחייב כרטיס אשראי גם ללא תלות במחשבים בעסק. ניתן להוציא ולשלוח הצעת מחיר ללקוחות כבר בתום פגישת המכירה, ובמקרה הטוב אולי אפילו לקבל אישור ולהוציא מיד הזמנה!
  5. ניהול לקוחות – מערכות רבות, כגון icount למשל, מציעות אפשרויות ניהול לקוחות מגוונות ביותר (מערכת CRM). זה דבר יעיל מאד שמאפשר מעקב וקשר עם לקוחות העסק ומכירות חוזרות אליהם.
  6. פרסום במסמכים – זו אופציה שקיימת במערכות רבות והיא בהחלט מעניינת. בשילוב עם ניהול לקוחות, ניתן לפלח את הלקוחות לקטגוריות שונות. לכל לקוח ניתן להגדיר פרסום שיצא ביחד עם החשבונית או כל מסמך אחר.

האם יש לחשבונית ירוקה חסרונות?

האמת שהתשובה לשאלה היא שלא הרבה. צריך לציין שדרושה תמיד גישה למחשב או נייד שמחוברים לאינטרנט. קשה יהיה לחשוב על עסק או פעילות עסקית שלא מתנהל בתנאים כאלו. בנוסף, חסרון שקיים נוגע בעיקר להטמעה של מערכת כזאת בפעם הראשונה בקרב עובדים שרגילים לעבוד עם טפסים ופנקסים.

חשוב לקבל חבילת תמיכה עם מספר שעות בשביל להטמיע את המערכת בצורה נאותה בעסק וכדי להשאיר זמן תמיכה לשאלות שיצוצו בהמשך הדרך.

 

לסיכום, אין באמת הצדקה שלא לעבור למערכת הנהלת חשבונות אינטרנטית. ישנן כיום עסקאות בהן המערכת מתומחרת בהתאם להיקף הפעילות, ככל שההיקף גדל, התשלום למסמך קטן. מצד שני, עסק קטן שמוציא מעט מסמכים, יכול ליהנות מתשלום חודשי קבוע זניח ביותר. חשוב לבחור את המערכת לא רק לפי המחיר אלא להתעקש שכל התכונות והיתרונות שעברנו עליהן כאן במאמר, באות לידי ביטוי בחשבונית הירוקה שלכם.

אהבתם את המאמר?

Share on facebook
Share on Facebook
Share on twitter
Share on Twitter
Share on linkedin
Share on Linkdin
Share on pinterest
Share on Pinterest

השאירו תגובה

אולי יעניין אתכם

חברת הדברה
אנשי מקצוע
daniel

איך לבחור חברת הדברה לבית

כדי לבחור את חברה ההדברה הטובה ביותר באזור מגוריכם, ישנם כמה אפשרויות העומדות בפניכם. על כך ועוד, נביא במאמר זה ונספר לכם כיצד תוכלו לגרום

קרא עוד »